Assim como as cartas de papel clássicas, que quando se acumulam acabam ocupando muito espaço e inutilizando bibliotecas e mesas, os e-mails podem entupir a caixa de entrada das contas de e-mail, acabando criando confusão e "comendo" espaço no disco desnecessariamente (no caso de clientes de e-mail offline). Portanto, é necessário arquivá-los para fazer algum pedido. Como você diz? Este é exatamente o problema que você gostaria de resolver hoje com Panorama, o famoso cliente de email desenvolvido pela Microsoft, mas você não sabe como proceder? E então eu acho que você veio ao lugar certo, na hora certa!
Nos próximos parágrafos, na verdade, vou explicar a você em detalhes como arquivar e-mails no Outlook: Vou mostrar-vos o procedimento a seguir na versão clássica do software para Windows e macOS, na sua versão online e na sua variante móvel para Android, iOS e Windows 10 Mobile. Para ser mais completo, também mostrarei como arquivar e-mails de uma conta do Outlook sincronizada com clientes de e-mail "alternativos".
Então, você já está nos "postos de comando", pronto para começar? Sim? Perfeito! Fique à vontade, gaste todo o tempo necessário para se concentrar na leitura dos próximos parágrafos e, o mais importante, implemente as "dicas" que vou lhe dar. Tenho certeza que, se seguir passo a passo minhas sugestões, poderá concluir seu "negócio" hoje com o mínimo esforço. Boa leitura!
tutorial), saiba que pode contar com a função de arquivo adequada, que lhe permite mover automaticamente as mensagens antigas para uma pasta separada do resto dos emails, ordenando assim a caixa de entrada e "dinamizando" a base de dados do programa ao mesmo tempo.
Antes de mostrar as várias etapas a serem seguidas para arquivar e-mails no Outlook, quero dizer que, para escrever este guia, usei Microsoft Outlook 2016 que, no momento da escrita, é a versão mais recente do programa no pacote Office da gigante de Redmond. Em qualquer caso, as instruções abaixo também podem ser executadas em versões anteriores do programa (a partir da versão 2007, na prática todas aquelas que possuem a interface com guias Fita) Feito este esclarecimento, podemos agir.
janelas
Se você estiver usando a versão do Outlook para janelas, clique no botão Arquivo localizado no canto superior esquerdo e selecione a conta de e-mail para a qual deseja definir o arquivamento automático de mensagens no menu suspenso localizado sob o título Informação da conta (não é necessário se você tiver apenas um endereço de e-mail configurado no programa).
Neste ponto, pressione o botão Ferramentas (o ícone do caixa de correio com pincel) e clique na entrada Limpe os elementos antigos ... no menu que aparece. Na janela que se abre, coloque a marca de seleção no item Arquive a pasta e todas as subpastas, selecione no menu suspenso Elementos antecedentes do arquivo a data de referência a partir da qual começar a arquivar mensagens e pressiona o botão OK para salvar as configurações. Se você deseja salvar o arquivo com os e-mails armazenados em uma pasta diferente da padrão, clique no botão Navegar e escolha a pasta de destino de sua preferência.
Se desejar, você também pode arquivar e-mails selecionando configurações diferentes com base nas pastas às quais as mensagens pertencem. Para fazer isso, vá para a guia Casa Outlook (localizado no canto superior esquerdo), clique com o botão direito no nome da pasta no qual você deseja armazenar mensagens (por exemplo, Correspondência recebida, Mail enviado, etc.) na barra lateral esquerda e selecione o item Propriedade… no menu que aparece.
Na janela que se abre, selecione a guia Arquivamento automático e escolha as configurações de sua preferência: por exemplo, você pode definir um prazo personalizado e uma pasta de destino para arquivar mensagens colocando uma marca de seleção ao lado dos itens Arquive a pasta usando essas configurações é Mover itens antigos para e, em seguida, escolher as configurações desejadas. Fácil, certo?
E se você está se perguntando, você também pode arquivar mensagens individuais: para fazer isso, localize o e-mail que deseja arquivar na caixa de entrada, clique com o botão direito na visualização da mensagem e selecione o item Arquivo no menu que é aberto. Alternativamente, selecione o e-mail para arquivar e pressione o botão Arquivo do cartão Casa.
Todas as mensagens arquivadas irão para a pasta Arquivo: ao abri-lo, você pode clicar com o botão direito do mouse nas mensagens individuais arquivadas e, a partir do menu que é aberto, excluí-las clicando no item Excluir, mova-os para outra pasta pressionando o item Mover e assim por diante.
Mac OS
Na versão para Mac OS Infelizmente, a função que permite arquivar automaticamente os e-mails mais antigos que mencionei no parágrafo anterior não está disponível. No entanto, você pode criar regras para arquivar automaticamente emails com algumas características específicas (por exemplo, aqueles que vêm do mesmo endereço de email.
Para fazer isso, clique na guia Casa, pressiona o botão Regras localizado no canto superior direito, clique no item Criar regra ... e, na caixa que se abre, defina as condições da regra usando os menus suspensos localizados na parte superior do formulário. Na seção Execute a seguinte ação, abra o menu suspenso, selecione o item Mover para a pasta e, no menu suspenso à direita, selecione o item Escolher pasta ....
No formulário que se abre, digite o nome da pasta no qual mover os e-mails que atendam às condições que você acabou de indicar (por exemplo, Arquivo), selecione-o e pressione o botão Escolher. Por fim, pressione o botão OK: todos os e-mails que atendam às condições que você incluiu na regra irão automaticamente para o arquivo!
Se desejar, você também pode arquivar manualmente um ou mais e-mails da seguinte forma: vá para a pasta da conta na qual os e-mails a serem arquivados estão presentes (por exemplo, Correspondência recebida), localize a mensagem que deseja arquivar, clique com o botão direito na visualização e selecione o item Arquivo no menu que é aberto.
Alternativamente, selecione a mensagem para arquivar e pressione o botão Arquivo localizado na parte superior ou, se você estiver trabalhando em um MacBook ou iMac ao qual um trackpad está conectado, posicione o cursor na mensagem de seu interesse, enquanto dois dedos deslizam da direita para a esquerda na superfície do trackpad e depois pressione o botão verde Arquivo que aparece à direita da mensagem.
Todas as mensagens que você arquivar serão movidas para a pasta Arquivo: ao abri-lo, você pode clicar com o botão direito do mouse nas mensagens individuais arquivadas e, a partir do menu que é aberto, excluí-las clicando no item Excluir, mova-os para outra pasta pressionando o item Mover e assim por diante.
Página de login do Outlook.com, pressiona o botão Conecte-se, introduzir oendereço de e-mail contendo os e-mails que deseja arquivar, clique no botão Avançar, introduzir o senha da sua conta no campo de texto apropriado e, em seguida, pressiona o botão Conecte-se.
Uma vez conectado, selecione na coluna esquerda a pasta que contém as mensagens a serem arquivadas (por exemplo, Correspondência recebida, Lixo eletrônicoetc.), localize o e-mail de seu interesse, clique com o botão direito na visualização e selecione o item Arquivo no menu que se abre. Como alternativa, depois de selecionar uma mensagem colocando uma marca de seleção sobre ela, pressione o botão Arquivo localizado na barra superior.
Em caso de dúvida, você pode mover a mensagem arquivada para sua "pasta original" da seguinte maneira: pressiona o cartão Arquivo localizado na coluna à esquerda, clique com o botão direito na visualização da mensagem e clique nos itens Mover> [Nome da pasta para a qual mover a mensagem] (ex. Correspondência recebida) Você também pode mover a mensagem selecionando-a e pressionando as legendas Mover para> [Nome da pasta para a qual mover a mensagem] (ex. Correspondência recebida) que está localizado na barra de menus na parte superior.
Se você deseja excluir uma mensagem arquivada, em vez disso, passe o cursor do mouse sobre a visualização e clique no ícone do caixote de lixo que aparece ou, se preferir, clique com o botão direito na visualização do e-mail e selecione o item Excluir no menu que se abre. Simples, certo?
Android ou iOS? Garanto-vos que mesmo neste caso a operação que és chamado a efectuar não é nada complicada: basta identificares os emails do teu interesse e premir o comando adequado que permite arquivá-los.
Depois de iniciar o aplicativo Outlook em seu dispositivo, faça login em sua conta (se necessário), toque no botão Correspondência (o ícone do envelope de carta localizado no canto inferior esquerdo) e, na tela que se abre, pressiona o botão (≡) localizado no canto superior esquerdo para selecionar a caixa que contém as mensagens a serem arquivadas (por exemplo, Correspondência recebida, Mail enviado, etc.).
Neste ponto, localize a mensagem que deseja arquivar e crie uma deslize da direita para a esquerda na sua pré-visualização e, como que por "mágica", aparecerá o botão verde Arquivo: continue arrastando seu dedo para a esquerda para arquivar a mensagem selecionada e pronto.
Para ver as mensagens que você arquivou, toque no botão novamente (≡) colocado no canto superior esquerdo e pressiona o item Arquivo. Se você quiser trazer uma mensagem arquivada de volta para sua caixa de entrada, você só precisa fazer uma novamente deslize da direita para a esquerda na visualização da própria mensagem; enquanto se você deseja excluir um dos e-mails arquivados, você deve primeiro abri-lo tocando em sua visualização e, em seguida, pressione o ícone do caixote de lixo no canto superior direito. Mais fácil do que isso ?!
Arquivar e-mails do Outlook em outros clientes de e-mail
Para concluir, quero dar algumas "dicas" sobre como arquivar e-mails do Outlook em outros clientes de e-mail. Se você configurou seu endereço de e-mail do Outlook em outros clientes, é provável que esteja interessado em saber como proceder e entrarei em contato com você imediatamente!
- Windows 10 Mail - pressiona o botão (≡) localizado no canto superior esquerdo, selecione a pasta que contém as mensagens a serem arquivadas (por exemplo, Correspondência recebida), clique com o botão direito na visualização do e-mail e selecione o item Arquivo no menu que é aberto.
- Apple Mail - se você usar Correspondência pra cima Mac, selecione a pasta que contém as mensagens a serem arquivadas na barra lateral esquerda (por exemplo, Entrada> Ao Vivo), clique com o botão direito na visualização da mensagem e selecione o item Arquivo ou, alternativamente, selecione a mensagem e pressione o botão Arquivo colocado no topo. Pra cima Iphone é iPadem vez disso, localize a mensagem a ser arquivada, deslize da direita para a esquerda em sua visualização (sem alcançar a extremidade esquerda da tela, caso contrário, a mensagem será excluída diretamente), pressione o botão (…), toque no item Mover mensagem ... e pressione no item Arquivo.
- Mozilla Thunderbird - selecione na barra lateral esquerda a pasta que contém os e-mails a serem arquivados, clique com o botão direito na mensagem que deseja arquivar e selecione o item Arquivo no menu que é aberto.