O seu novo trabalho exige que você lidar com grandes quantidades de dados, para que decidiu organizá-los em um banco de dados, tanto para mantê-los em ordem, quer por manipulá-los rapidamente e de uma maneira simples para gerar gráficos ou relatórios. A este respeito, o seu amigo lhe disse sobreAccess, o software incluído no pacote Microsoft Office concebido para a gestão de banco de dados e, curiosamente, decidiram tentar descobrir se é ou não pode fazer por você. A desvantagem, porém, é que você não tem a menor idéia de como usar o Accesse temas não ser prático o suficiente para ter sucesso em seu intento.

Bem, estou muito satisfeito de lhe dizer que você está no lugar certo, na hora certa em uma linha, na verdade, eu vou dar-lhe todas as instruções necessárias para tirar proveito de Microsoft Access para criar e manter a sua gestão de banco de dados, para que ele possa, finalmente, dar um sentido lógico para seus dados e, por que não, atualizá-los em nenhum momento. Medo não, isso não é operações complexas, é importante ter ideias claras sobre como organizar e estruturar todos: aprender o que você precisa para começar bem no curso desta leitura.

Então, o que você acha de se colocar em ação imediatamente? Sente-se, cortar alguns minutos de tempo para você e quanto mais eu tenho a dizer sobre a utilização deste software excelente: Estou certo de que no final do guia, você será perfeitamente capaz de criar e gerenciar um banco de dados criado sob medida para seu precisa. Dito isto, só posso desejar-lhe boa leitura e bom trabalho!

  • Índice Como instalar o Access
  • Como criar um banco de dados no Access
    • Adicionar
    • dados Criar relações tabelas
    • realizar consultas
    • Gerar relatórios

Como instalar

Acesso eu já mencionei algumas linhas atrás que o Access é parte do pacote Office da Microsoft: o último, no entanto, não está disponível gratuitamente: ele pode ser usado somente através da compra de uma licença comercial ou da assinatura de uma assinatura da plataforma Office 365; Para que o Acesso esteja disponível no pacote, você deve adquirir uma licença doOffice 365 Homeou superior, com preços a partir de10 euros / mês. Antes de comprar, você ainda pode obter uma versão de avaliação gratuita do Office para ver se o Access é a solução para você.

Não sabe como baixar o Office gratuitamente? Não se preocupe, o procedimento é bastante simples: ligado ao Microsoft Office 365, clique no botãotrial gratuito para páginaInternet de 1 mês, digite o e-mail e senha associados à sua conta Microsoft (se você tiver um, crie seguindo meu tutorial especial), em seguida, pressiona o botãoAccess.

Neste ponto, preencha os formulários mostrados na página seguinte com as informações necessárias. Só para ficar claro, você antecipar que você será solicitado a especificar ummétodoPagamento: não se preocupe, você não será cobrado nada até o final do período de teste do Office 365 (você pode desativar a renovação automática antes do termo através desta página Web ). Depois de preencher os formulários, tudo o que você precisa fazer é seguir as instruções na tela para baixar e instalar sua cópia de teste do Microsoft Office.

Você precisa de mais esclarecimentos sobre as etapas acima? Eu recomendo que você dê uma olhada no meu guia sobre como baixar o Office, no qual eu expliquei tudo para você em detalhes.

Após a configuração, você pode iniciar o Access usando o ícone residente emStart / Iniciartela do menu dedo Windows (acessível clicando no ícone em forma de bandeira colocado no canto inferior esquerdo da tela) oupastaAplicaçõesde macOS.Como criar um banco de dados no Access

Como já mencionei no início do post, criar um banco de dados no Access não é complicado, mas você precisa saber exatamente os critérios com os quais organizar os dados em sua posse. Antes de prosseguir e passar para a ação real, quero esclarecer os conceitos fundamentais sobre os elementos que compõem um banco de dados.

Tabela

  • - este é um conjunto delinhas horizontaisecolunas verticais. Nas colunas (oucampos) aspropriedadesdo elemento são indicadas, enquanto cada linha identifica um dado preciso. Propriedadesquerer tomar por exemplo uma tabela de estudantes, serão definidas as colunascada aluno, um para cada coluna: teremos aNome campo, o campoSobrenome, oCampo nascimentoano, o campoCódigo do Imposto, o campoAno do Cursoe assim por diante. Cada linha, por outro lado, define um único aluno. É necessário que, em cada tabela do Access, elementos homogêneos (ou seja, com as mesmas propriedades) sejam especificados.Entidade
  • - é o nometécnico that que define os elementos que fazem parte de uma tabela.Célula- esta é a unidade (com seu valor atribuído) na qual uma linha e uma coluna se cruzam.
  • Record- é o conjunto de propriedades de uma entidade específica pertencente à tabela: em outras palavras, um registro é simplesmente uma linha da tabela que define um elemento preciso.
  • Chave primária- este é o campo de uma tabela que identifica exclusivamente cada elemento. Em outras palavras, a chave primária é uma "propriedade única" de um objeto: se quisermos usar o exemplo do aluno, poderíamos usar a coluna "código fiscal" como chave primária. Como é fácil de entender, duas chaves primárias idênticas não podem existir dentro de uma tabela.
  • Report- é o "relacionamento" que liga duas tabelas contendo elementos distintos. Por exemplo, as tabelasalunose
  • exames, podem ser ligados da esquerda para a direita pelo relatórioafirma(estudante leva exame) eorelatório apoiado porda direita para a esquerda (exame tomada pelo estudante). Os relacionamentos são usados ​​em bancos de dados compostos de mais de uma tabela, quando os elementos de cada um deles devem estar "conectados" de alguma forma.Agora que você está familiarizado com a terminologia básica associada com o banco de dados, é hora de colocá-lo no trabalho, se você não tiver feito isso, inicie o programaAccess, clique nobanco de dados desktop

branco, cessionários um nome para o banco de dados, digitando-o na caixa de texto fornecida e clique no botãoCriar.Assim como os outros componentes do Office, você pode tirar proveito de modelos de banco de dados prontas: você pode pesquisar usando a área de texto apropriado colocado na parte superior (. ExGerenciamento de Produtos), clique no ícone que melhor melhor atender às suas necessidades e, em seguida, no botão "Criar". Por conveniência, a partir deste momento, vou me referir a um banco de dados vazio.Por padrão, o Access cria uma tabela contendo uma

ID campo, já definido para ser umchaveprimária: Se desejar, você pode renomear o campo clicando com o botão direito sobre as entradas correspondentes e selecionandoRenomear

campo a partir do menu proposto. Se, por exemplo, você quiser criar uma tabela que contenha uma lista de alunos, você poderá renomear o campoIDparaCódigo Fiscal.Você pode definir otipo de dados que um campo deve conter, bem como suas propriedades, clicando no campo a ser editado e, em seguida, no campo de entrada: você pode usar o menudrop-downTipo de dados

eFormat(se fornecido) para especificá-lo. Neste exemplo, o código de imposto pode ser especificado comotexto curto: você pode especificar seu comprimento máximo na caixaTamanho do campo. Neste exemplo, o código de imposto é longo exatamente16 caracteres.Se necessário, você pode marcar a caixaRequired to para evitar que um campo fique em branco. Para adicionar um novo campo, você pode tirar vantagem de botõesCurto Texto, Número, Moeda, Data e hora, Sim / NãoeOutroscampos no cartão

Campos, ou clique no itemClique para adicionarcolocado tudo dentro da mesa. Para deletar um campo, simplesmente clique com o botão direito e selecione o itemDelete field from no menu proposto.Adicionando dadosAgora que você finalmente criou a estrutura da sua tabela, é hora de preenchê-la com os dados que você precisa! Não se preocupe, a operação é muito simples: clique na célula que deseja preencher e digite os dados que deseja atribuir a ela.Você pode passar de um campo para outro no registro pressionando a teclaTab ((normalmente localizada acima da tecla Shift do teclado) e iniciar um novo registro pressionando a teclaEnter. Se você atribuiu o atributoObrigatório to a um campo (usando a caixa relevante, conforme explicado acima), você deve atribuir um valor a ele antes de prosseguir com o próximo registro.Para excluir um registro, nãoclique com o botão direito do mouse na caixa cinza localizado à esquerda do primeiro campo que identifica, seleciona a voz

Excluir registros a partir do menu que aparece e, em seguida, pressiona o botão

Sim.Quando a tabela estiver completa, você poderá salvá-la pressionando o botãoSave, o botão a disquete located localizado no canto superior esquerdo da tela Acesso, dando um nome à sua tabela.Você pode criar novas tabelas dentro de seu banco de dados clicando na seçãoCriar, localizada na barra na parte superior, e depois no botão puls Tabela pulsante.

Criar relações entre tabelas A maneira mais simples de criar relações entre duas tabelas é certamente a colocar "em conexão" com o seuchaves primárias: querendo voltar para o exemplo anterior, você pode criar um relacionamento entre as entidadesestudanteeexame

de Student"tipo suporta" exame,criar uma conexão entre as teclas que identificam os registros de cada tabela, ou seja,

Código fiscal e Códigoexame. Em termos muito simples, essa operação informa ao banco de dados que os alunos e os exames incluídos nas tabelas estão conectados uns aos outros de alguma forma.Aparentemente, essa coisa é inútil para tocar, mas eu garanto que você não é, pois, assim como atribuir uma certa ordem e uma certa coerência ao conjunto de dados de relações entre tabelas podem ser usadas para gerar prático

relatório

: por exemplo, dentro da tabela de Alunos, um campo hipotéticoNúmero de Exames Suportadospode conter a contagem automática das relações entre o registro do aluno e os elementos relacionados da tabela do exame. Dessa forma, quando um aluno fizer um exame, será suficiente atualizar o relatório e a contagem total será gerada automaticamente mediante solicitação.Incluindo a utilidade dos relacionamentos, é hora de avançar para o ponto. Para criar um, clique no itemDatabase Toolslocalizado na parte superior, depois no botãoRelations: no pequeno painel proposto, selecione a primeira tabela que deseja envolver no relatório, pressione o botãoAdicionee repita a operação com as subsequentes. Depois de adicionar todas as tabelas necessárias, pressione o botãoFechar.Neste ponto, clique no novo painel de Relaçõesque aparece na tela de acesso, selecione com o mouse a chave primária

que identifica o registro da primeira tabela (marcados com um ícone em forma de lâmpada), arrastá-lochave primáriada segunda tabela e, em seguida, pressiona o botãoCriar

: a aparência de uma seta conectando uma tabela à outra confirma que a relação foi criada.Depois de criar os relacionamentos necessários, pressione o botãoFecharna parte superior e, em seguida, o botãoSimpara retornar à exibição de tabelas.realizar consultasUma das ferramentas mais valiosas do Access, e em geral do banco de dados relacional, é possível realizaralvo consultas

, definidos no jargãoconsulta: estes instrumentos, em particular, eles são críticos para fazer qualquer tipo de pesquisa no banco de dados (por exemplo. "mostraros nomes de exames de 9 UFC"), para modificar, total bloqueio de registro, ou mesmo para criar novas tabelas ou relatórios de tabelas existentes (por exemplo." todos os usuários que fizeram o exame de programação 1 ".Principalmente, existem dois tipos de consultas: aqueles selecção

, que permitem que você mostrar o resultado de uma pesquisa com base em determinados parâmetros, e as doscontrole, o que lhe permite realizar edições em lote em vários registros em um momento em com base em um critério de pesquisa específico.Para criar uma consulta, clique na seçãoCriar

colocado no topo, em seguida, na consulta

Estrutura botão: selecione a tabela que você deseja mostrar resultados a partir do menu proposto, pressiona obotão Adicionare, finalmente, emFechar. Em seguida, clique no painel Query1 pannello que aparece na tela.Inicialmente, a tela pode parecer um pouco 'complicado, mas na verdade é um dos recursos mais poderosos do Acesso: clique no campocélula à esquerda, selecione um campo de tabela usando o menu oferecido para baixo e clique em para adicioná-lo à consulta e repita a operação com os seguintes campos.Neste ponto, você pode refinar sua pesquisa ajustando as várias entradas na pequena tabela mostrada abaixo, modificando-as dessa maneira.

Classificação- você pode classificar os resultados de sua pesquisa de acordo com um determinado campo definindo os itens Crescente ou Decrescente correspondentes ao campo em si.Mostrar- colocando a marca de seleção na caixa, o campo é mostrado nos resultados.Critérios

- aqui você pode definir o critério pelo qual refinar os resultados de acordo com o campo escolhido (por exemplo, exibir os alunos cujo ano de curso é maior ou igual ao segundo).Ou- seção útil para especificar operações de mesclagem lógica.definida Uma vez corretamente a consulta, pressiona o botãoRun será gerada na mosca uma tabela contendo os resultados da consulta executados.Se você estiver confortável com a linguagem SQL e atender as operações de controle (ALTER, Cadastre-,CROSS JOINe assim por diante), você pode usar alavancar botões

Atualização,Eliminação

,

  • passar pore
  • Enfileiramentona tela
  • Exibir estruturaanalisada anteriormente. Se eu quisesse emitir manualmente instruções SQL, pressiona o botão
  • Definiçãodados para prosseguir.

Gerar relatórios Gerar um relatório é definitivamente a maneira mais rápida de obter o acesso imediato aos dados que você está interessado em analisar dentro do seu banco de dados. Só para dar um exemplo, retornando para os nossos alunos de banco de dados / exames, você pode querer gerar um relatório que mostra todos os alunos que fizeram o exame Programação 1.Como você pode imaginar, você pode criar um relatório de um

mesaou umconsultaespecífico definido pelo procedimento que eu esbocei agora: em geral, você tem que fazer é clicar na tabela ou consulta que interesses que você gerar o relatório, para trazer na seção Criar,pressionando o Assistente de botão r elatórioe siga as instruções na tela para definir quais campos para incluir, os critérios a seguir e, possivelmente, agrupando opções. Uma vez gerado o relatório, você pode alterar sua estrutura porclique com o botão direito do mouse sobre o item relevante colocado na caixaRelatório do painel da esquerda, e selecione Modo Designa partir do menu contextual proposto.Infelizmente eu não posso ser mais específico sobre isso, como os estudos de caso a ser analisado seria tão muitos e não o suficiente a duração deste guia para analisá-los todos. O que eu posso garantir, no entanto, é que apenas um pouco de prática para se familiarizar com esta poderosa ferramenta!Na verdade, uma vez que você obteve a experiência necessária, você realmente vai ser suficiente para apenas alguns segundos têm acesso apenas aos dados que você deseja analisar, otimizando assim o tempo à sua disposição e aumentar a produtividade: este é o poder de Acesso você não acha?